Gain d’efficacité : 4 fois gagnant avec le système de gestion de contenu structuré

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Un système de gestion de contenu structuré, de quoi s’agit-il au juste ?

C’est tout simple : il s’agit d’une méthode de travail par le biais de laquelle grâce à un logiciel nous gérons séparément le contenu (textes, images, graphiques, …), la structure et la présentation.

Prenons deux exemples.

Vous mettez un médicament sur le marché. Pour ce faire, vous avez besoin d’une notice médicale, d’une publication pour un congrès ou encore d’informations sur mesure pour les médecins traitants. Et ce, en 6 langues. Le contenu est globalement le même, mais la forme est différente.

Imaginons maintenant que vous soyez un fabricant de chariots élévateurs. Pour votre tout nouveau modèle, vous voulez un manuel technique pour les mécaniciens de maintenance et un guide pour l’utilisateur. À nouveau dans différentes langues. Au niveau contenu, vous souhaitez réutiliser d’anciens textes d’un modèle précédent de chariot élévateur similaire.

Un système de gestion de contenu structuré  vous permet d’automatiser la création et l’actualisation de votre contenu dans tous les documents, versions et langues possibles. Créer du contenu efficace est une étape indispensable pour pouvoir communiquer efficacement avec vos clients.

Cela vous semble relativement théorique ? Si vous adoptez notre méthode dans la pratique, vous expérimenterez rapidement sa facilité d’utilisation et les avantages vous sauteront aux yeux.

Nous vous en présentons quatre ci-dessous.

1. Contrôle de qualité plus efficace

Le contrôle de qualité porte également sur le feed-back échangé en temps utile, avant que le contenu soit définitif et déployé via de multiples canaux.

En outre, plus le feed-back est ciblé, plus la solution s’ensuit rapidement.

Comment un système de gestion de contenu structuré gère tout cela ? En travaillant dans un premier temps sans structure ou mise en page. Vous vous concentrez tout simplement sur le contenu en tant que tel. Nous identifions ainsi d’éventuels points sensibles et problèmes de qualité sur lesquels vous pouvez rapidement donner un feed-back précis.

Il semble y avoir trop de texte sur les graphiques ? Un élément fait défaut dans la table des matières ? Certaines images ne répondent pas aux attentes ?

Quel que soit le souci, notre système de gestion de contenu garantit un contrôle de qualité instantané.

2. Contrôle du processus simplifié

Le système de gestion de contenu structuré permet de séparer les différents processus : traduction, gestion des mises à jour et des différentes versions. Tout ceci forme en réalité différents flux de travail nous permettant d’obtenir un environnement standardisé.

Nous soutenons cet environnement par le biais d’un logiciel performant. Ce qui nous et vous permet de contrôler beaucoup plus facilement ces différents processus.

Ensemble, nous avons donc les choses bien en main et pouvons rapidement réagir si nécessaire.

3. Gestion rigoureuse des variantes et individualisation sans faille

C’est d’autant plus le cas dans l’industrie manufacturière où la tendance à l’individualisation des produits est imparable. Cela vous est certainement très familier. Et vous le savez : chaque variante de produit se traduit aussi en une variante de contenu.

Il existe donc différentes versions qui diffèrent parfois très peu les unes des autres et dont le contenu se chevauche. C’est logique : au même titre que vous ne démarrez pas de zéro lors d’une mise à jour de produit, le contenu connexe est élaboré à partir de contenu existant. Pensez au chariot élévateur qui ne diffère pas tant que cela d’une version précédente.

Et comment faire lorsque vous devez présenter le contenu dans différents médias ? Encore plus complexe !

Grâce à nos méthodes de travail adaptées, vous ne vous perdez jamais dans un enchevêtrement confus de variantes. Mais au contraire, vous gardez le contrôle grâce à cette méthode structurée mettant l’accent sur une gestion centralisée.

4. Gain d’efficacité énorme grâce à l’automatisation

L’automatisation est probablement le gain d’efficacité le plus important de notre système de gestion de contenu. Comme décrit ci-dessus, dans notre système de gestion de contenu structuré, nous faisons une distinction entre la structure, le contenu et la présentation. Nous définissons la mise en page au moyen de templates généraux et sommes en mesure d’élaborer des flux de tâches concernant les règles d’édition.

Vous réduisez ainsi considérablement le délai entre la création et la publication de votre contenu. Avantage supplémentaire de l’automatisation : la mise à jour du contenu, de la structure ou de la présentation est sous contrôle.

Conclusion ?

  1. un meilleur contrôle de la qualité pour un meilleur contenu
  2. un contrôle du processus simplifié pour un bon déroulement des activités
  3. une gestion rigoureuse
  4. et enfin un solide gain de temps

Un système de gestion du contenu structuré est ni plus ni moins la solution idéale pour votre gestion de documentation intégrée.

Plus aucune raison d’hésiter, n’est-ce pas ? Quand souhaitez-vous franchir le pas avec Lexitech afin de gagner en efficacité ?  Contactez-nous pour un entretien adapté aux besoins de votre organisation.

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